Do's and Don'ts für professionelle Bandansagen

07.08.2018

Was ist das erste, das Kunden oder andere Stakeholder häufig hören, wenn Sie Ihr Unternehmen telefonisch kontaktieren? Genau, die Bandansage oder Warteschleife! Dieses kurze Stück gesprochener Text kann darüber entscheiden, ob ein Anrufer in der Leitung bleibt oder Er/Sie das Telefonat beendet bzw. kein zweites mal zum Hörer greift.

Da Sie nie wissen, um welche Art Anrufer es sich handelt, kann es durchaus passieren, dass Ihnen ein potentieller Interessent, Kunde oder vielversprechender Bewerber durch die Lappen geht.

Wie Sie dieses Szenario mit überschaubarem Aufwand verhindern, verraten wir Ihnen anhand acht einfach umzusetzender Do’s and Dont‘s im nachfolgenden Artikel. 

Do’s – Das sollten Sie in jedem Fall tun

Texte vorschreiben

Schreiben Sie sich auf was Sie zu sagen haben und tun Sie es, wenn möglich, selbst. Niedergeschriebene Worte prägen sich ein und geben Sicherheit und Struktur beim Sprechen. Sie müssen die Worte auch nicht direkt ablesen, haben jedoch das Wissen, bei Bedarf einen Blick darauf werfen zu können. Das Ganze funktioniert wie früher beim Spickzettel in der Schule: Das Aufschreiben macht den späteren "Unterschleif" nahezu überflüssig ;)

Interessante und individuelle Inhalte bieten

Die Botschaft entscheidet letztendlich über die Qualität der Ansage und damit darüber, ob Sie bzw. Ihr Unternehmen als professionell oder unprofessionell wahrgenommen werden. Bieten Sie relevante/individuelle Infomationen an (z. B. "Wir sind zwischen 09:00 und 18:00 Uhr von Montag bis Freitag unter xxx oder Mobil unter yyy erreichbar") und vermeiden Sie Standard-Floskeln (z. B. "Aktuell sind wir nicht anwesend, bitte versuchen Sie es später erneut"). Für Warteschelifen empfehlen sich aktuelle Eventankündigungen, die kurze Vorstellung neuer Produkte/Dienstleistungen oder das Kommunizieren vakanter Stellen. Auf diese Weise schaffen Sie einen Mehrwert für den Anrufer und erzielen im besten Fall auch noch einen Marketing- oder Recruitingeffekt.

Aktuell bleiben

Das Gestalten von Band- und Warteschleifenansagen ist keine einmalige Angelegenheit, sondern ein wiederkehrender Prozess. Halten Sie Ihre Inhalte aktuell und passen Sie Botschaften Ihren Unternehmensgegebenheiten an. Berücksichtigen Sie z. B. geänderte Öffnungszeiten in den Ferien oder neue Mobilnummern der Mitarbeiter. Achten Sie auch auf einen entsprechenden Vorlauf und kommunizieren Sie neue Botschaften frühzeitig. Ihre Anrufer werden es Ihnen danken.

Versprechen einhalten

"Hinterlassen Sie Ihre Rufnummer und wir rufen Sie schnellstmöglich zurück!" - Wenn Sie Ihren Anrufern ein solches Versprechen geben, dann sollten Sie es auch einhalten. Das gilt genau so für entsprechende Erreichbarkeitszeiten und die Richtigkeit/Aktualität von z. B. Mobilnummern oder anderen Inhalten. Enttäuschte oder verärgerte Stakeholder sind nur schwer wieder zu überzeugen. Zeigen Sie auch hier Professionalität.

Dont’s – Das sollten Sie unbedingt vermeiden

Unpersönliche und/oder lustige Bandansagen

Häufig leider die Regel, gefallen muss uns das aber noch lange nicht und nachmachen sollten Sie es erst recht nicht – Bandansagen oder Warteschleifentexte aus der Retorte. Roboterstimmen am Telefon wirken unpersönlich und sind eher negativ konnotiert. Man fühlt sich gleichgültig behandelt und nicht wirklich ernstgenommen. Das möchte weder der Anrufer, noch das Unternehmen.

Auch lustige Bandansagen sind in diesem Kontext (meist) fehl am Platz. Lustig wird hier häufig mit unprofessionell assoziiert, was nicht im Sinne eines Unternehmens sein sollte. Also besser Finger weg.

Undeutlichkeit und Monotonie

AB-Ansagen und Warteschleifen sollen den Anrufer zu einem erneuten Call motivieren, bei Laune halten und in manchen Fällen sogar wichtige Botschaften übermitteln. Eine undeutliche und/oder monotone Aussprache des Textes konterkariert Ihre Intention erheblich. Sprachinhalte dieser Art wirken lustlos und wenig kundenorientiert, was natürlich mit Ihrem Unternehmen und Ihren Leistungen in Verbindung gebracht wird. Unbedingt also darauf achten, dass der Sprecher bei der Aufnahme gut gelaunt und entspannt ist – das erleichtert die Sache erheblich.

Zu lange Ansagentexte

Gäääähhhnnnn – Minutenlange Bandmonolge (am besten noch vorgetragen von einer Roboterstimme) sind der Graus eines jeden Anrufers. Halten Sie die Sprechtexte kurz und knackig, hinterlegen Sie Ihre Warteschleifen mit angenehmer Musik und kommunizieren Sie nur die wichtigsten Inhalte.

Schlechte Tonqualität

Krg…willkommen…krrrg…freuen uns auf Rückruf – Wer aufgrund schlechter Tonqualität nur die Hälfte der Bandansage versteht und auch noch die wichtigsten Infos des AB verpasst, der wird es sich zweimal überlegen, ob er sich ein solches Telefonat ein weiteres Mal antut. Stellen Sie also in jedem Fall sicher, dass die Qualität der Tonbandansage stimmt. Auch das gehört zu einem professionellen Unternehmensauftritt dazu.

Fazit

Bandansagen und Warteschleifen sind wichtige Instrumente, um das Unternehmen in Abwesenheitssituationen professionell zu präsentieren. Achten Sie bei der Erstellung vor allem auf interessante/individuelle Inhalte, eine zumutbare Textlänge und auf eine ordentliche Klangqualität/Aussprache. Vermeiden sie in erster Linie unpersönliche/lustige Ansprachen und lassen Sie die Ansagen von realen Personen einsprechen. Nehmen Sie sich etwas Zeit für die Vorbereitung und achten Sie auf angenehme Rahmenbedingungen und gute Stimmung bei der Aufnahme. In Kombination sorgen diese Tipps für einen optimalen ersten Eindruck und spieglen die Professionalität Ihrer Organisation wider.