Unified Communications - Diese Vorteile müssen Sie kennen

14.05.2018

UC - Kommunikation im digitalen Zeitalter 

Unified Communications (UC), oder zu Deutsch „einheitliche bzw. vereinheitlichte Kommunikation“, beschreibt die Zusammenführung und Integration verschiedener Kommunikationsdienste und -medien in einer Anwendungsumgebung. Hierzu gehören beispielsweise Telefonie, Videokonferenzen, Mailservices, Instant Messaging (sofortige Nachrichtenübermittlung mit entsprechender Toolunterstützung, auch Live-Chat genannt) etc., die über eine gemeinsame Benutzeroberfläche gebündelt und gesteuert werden.

Das UC-Interface bietet hierbei alle Funktionalitäten auf einen Blick und bildet damit das zentrale Element der individuellen Businesskommunikation. Durch die Nutzung von Cloud-Technologien wird verteiltes Arbeiten und Live-Kommunikation unabhängig von Zeit, Ort und Endgerät (noch stärker) zum Standard und steigert die Effizienz der gesamtunternehmerischen Kommunikationsprozesse.

Die vier zentralen Elemente von UC

UC-Dienste setzen sich standardmäßig aus vier Kernfunktionalitäten zusammen, die den Begriff ganzheitlich definieren.

Medienintegration

Wie bereits erläutert, werden bei UC-Lösungen verschiedene Medien innerhalb einer Nutzeroberfläche zusammengefasst. Dies beinhaltet neben Audio-, Video- und Textfunktionen auch Client-basierte Tools wie z. B. Instant Messaging. Der eigentliche USP jedoch ist die systemgesteuerte Verwaltung der einzelnen Dienste. Durch ein regelbasiertes Managementsystem werden die vom Nutzer in bestimmten Situationen bevorzugten und aktuell verfügbaren Medien automatisiert ausgewählt. Die Regeln können selbst hinterlegt werden.

Präsenzfunktion

Letztendlich ist hiermit nichts anderes gemeint, als die Anzeige des aktuellen Verfügbarkeitsstatus. Dies geschieht automatisch, z. B. wenn man sich gerade in einem Gespräch befindet oder offline ist. Je nach hinterlegter Regel nimmt der Status eine entsprechende Form, wie beispielweise verfügbar, abwesend oder offline an. Auch eine manuelle Anpassung des Status ist jederzeit möglich.

Kontextintegration

Die Eigenschaft Drittmedien (z. B. CRM, ERP etc.) in eine UC-Lösung zu integrieren bzw. eine bilaterale Verbindung der Systeme herzustellen, stellt eine zentrale Funktion der Technologie dar und bietet einen echten Mehrwert im Arbeitskontext. Beispiel CRM: Nach Einbindung der Software in den UC-Dienst können Kommunikationsaktivitäten direkt aus dem integrierten CRM heraus erfolgen. Andersherum werden bei Kontaktaufnahme (ausgehende oder eingehende Kommunikation) alle relevanten Informationen zur jeweiligen Person im UC-Client angezeigt.

Kooperationsfunktionen

Hierbei ist die Erweiterung der UC-Lösung mit Kollaborationsfunktionen wie z. B. Desktop- und Filesharing, Screensharing oder HD-Videoconferencing gemeint, wodurch neben Real-Time-Communication auch verteiltes und gleichzeitiges Arbeiten (an Dokumenten) möglich wird.

Warum UC? Die wichtigsten Vorteile im Überblick

Effizientere Gestaltung von Kommunikations-, Kollaborations- und Geschäftsprozessen

Jeder kennt das: Man benötigt umgehend wichtige Informationen oder Dokumente von einem Kollegen, kann Ihn/Sie jedoch weder per Telefon noch via E-Mail erreichen. So können u.U. wichtige Deadlines oder Termine nicht eingehalten werden, was in letzter Konsequenz zu einem höheren Verbrauch von Ressourcen und damit zu einem negativen Einfluss auf die Geschäftsentwicklung führt.

Durch die Vermeidung dieser „überflüssigen Kommunikation“ mit UC (z. B. auch Reisezeiten zu Meetings etc.) können die interne und die externe Unternehmenskommunikation deutlich effizienter gestaltet und Geschäftsprozesse damit optimiert werden. State-of-the-art Kollaborationsfunktionen (File- und Desktopsharing, Videokonferenzen usw.) erlauben außerdem verteiltes Arbeiten und führen zu einer signifikant verbesserten Zusammenarbeit im Team.

Steigerung der Flexibilität und Mobilität

Zeit-, Orts- und Geräteunabhängigkeit werden zum Standard und schaffen eine neue Dimension an Flexibilität. Egal ob Desktop, Tablet oder Smartphone, ob im Büro, auf Reisen oder Zuhause, der volle Funktionsumfang der UC-Lösung steht jederzeit zur Verfügung.

Runter mit den Kosten!

UC bietet Einsparpotentiale in mehrfacher Hinsicht. Neben dem Wegfall der Beschaffungs- und Supportkosten vieler verschiedener Kommunikationsmedien und der Nutzung nur einer integrierten Lösung, wird auch die Administration des Dienstes durch nur eine Benutzeroberfläche auf ein Minimum reduziert.

Weiterhin erlauben die umfangreichen Kollaborationsmöglichkeiten Kostenreduktionen bei Dienstreisen und häufigen Mobilfunkgesprächen.

Cloud-Technologien bieten außerdem die Möglichkeit UC als Service bereitzustellen. Der Wegfall einer aufwendigen On-Premise Installation (inkl. notwendiger Wartung) sowie neue Abrechnungsmodelle (z. B. pro User) erlauben eine effiziente und transparente Kostenstruktur.

Sicherheit und Datenschutz? Sicherheit und Datenschutz!

Eine Vielzahl an Diensten bedeutet eine Vielzahl an Angriffsmöglichkeiten. Die Reduzierung der Medien auf nur eine Lösung verringert somit das Gefahrenpotential erheblich. Wird der Dienst zudem als Service aus der Cloud bezogen, können modernste Sicherheitsstandards gewährleistet und aktuelle Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.  

Ein kritischer Blick auf UC

Hierbei spielt die ständige Erreichbarkeit von Mitarbeitern und damit das Verschmelzen von Privat- uns Arbeitsleben eine zentrale Rolle. Auf eine ausgeglichene Gewichtung von „Work“ und „Life“ muss von Arbeitgeberseite mit entsprechenden Richtlinien geachtet werden. Allerdings ist auch ein gewisses Maß an Eigenverantwortung des Nutzers nötig, um hier ein vernünftiges Verhältnis zu schaffen.

Fazit

Unified Communications (vor allem auf Basis aktueller Cloud-Technologien) gestalten eine effiziente interne und externe Unternehmenskommunikation. Weiterhin steigern sie die Flexibilität, die Kosteneffizienz und das Sicherheitspotential der Kommunikations- und Kollaborationsprozesse im Unternehmen. Die Vorteile überwiegen klar gegenüber dem Nachteil der ständigen Erreichbarkeit.
Bei strategischen Überlegungen zur Ausgestaltung eines „Modern Workplace“ bzw. „Arbeitsplatz 4.0“ sollten UC-Lösungen auch in Ihrer Organisation unbedingt Berücksichtigung finden. Wir beraten Sie gern.